Formularfunktion mit vielen Verbesserungen
In den letzten Monaten wurden Neuerungen an der Formularfunktion vorgenommen, welche im Alltag einen praktischen Mehrwert für das Meldewesen bringen, z.B. durch den Austausch von Dokumenten.
Die neuen Funktionen im Überblick
Dokumente bereitstellen und Uploads ermöglichen
Auswahllisten mit Zugriff auf alle Benutzer und Fahrzeuge
Versionierung für nachträgliche Änderungen des Formulars
Export der Formularmeldungen als CSV und XLSX
Dateianhänge bereitstellen und empfangen
Die Neuerung mit größtem Nutzwert ist die Funktion, Anhänge in Formularen zu verwenden. Um Dateianhänge zu ermöglichen, ist das Zusatzmodul „Cloud-Speicher“ zwingend notwendig –
Neue Einstellungen in der Formular-Verwaltung
Ist das Cloud-Modul aktiv, erscheint bei Anlegen oder Bearbeiten eines Formulars die Möglichkeit, zentral Dateien beizufügen, welche dem Nutzer beim Ausfüllen als Download zur Verfügung stehen.
Im Reiter „Eingabe“ gibt es zudem die neue Checkbox „Dateianhänge erlauben“. Somit können Endanwender beim Ausfüllen des Formulars eigene Dateien hochladen.
Beispielsweise im Falle einer Schadens- oder Unfallmeldung, sofern der Gerätwart oder die Versicherung ein ausgefülltes Formular benötigt, kann dies dem Formular beigefügt werden. Der Nutzer kann die Datei runterladen, ausfüllen und über die Funktion „Dateianhänge erlauben“ kann die ausgefüllte Datei wieder hochgeladen werden. Der Empfänger dieser Meldung kann den Schaden somit unkompliziert direkt weitergeben, ohne viel Zeit in der Kommunikation und Versand von Dokumenten aufzuwenden.
Zu große oder nicht relevante Dateien können im Nachhinein nach Sichtung und Download der eingereichten Meldungen wieder gelöscht werden, um Speicher für neue Meldungen und Dateien freizugeben.
Da uns die Nachfrage häufiger erreicht: Der Zugriff auf Anhänge ist nur per Browser möglich. Die Übermittlung der Anhänge per E-Mail ist nicht vorgesehen, da die durchgängige Verschlüsselung sonst nicht gewährleistet werden kann.
Cloud-Modul aktivieren
Erst testen, dann buchen
In diesem Zusammenhang wurden unsere Zusatzmodule, die für einen Test ausgewählt werden können, um das Cloud-Modul ergänzt. Im Test stehen Ihnen insgesamt 30 Tage lang 1.000 MB zur Verfügung. So können Sie das Modul und die Möglichkeit der Dateianhänge in Formularen unkompliziert testen, bevor Sie es verbindlich buchen.
Über die Verwaltung gelangt man zum Reiter „Kontakt- und Vertragsdaten“. Hier können Sie im Absatz „Neugierig auf mehr?“ den Test beantragen. Es lassen sich auch weitere Zusatzmodule individuell für einen Test freischalten.
Cloud-Modul bestellen
Als ALARM-Kunde: Um den Speicher zu erweitern und das Zusatzmodul Cloud-Speicher zu bestellen, einfach über die Verwaltung auf den Reiter Kontakt- und Vertragsdaten klicken. Im Absatz „Version“ finden Sie den roten Button „Upgrade durchführen“. Hier können weitere Nutzer oder eben auch unsere Zusatzmodule bestellt werden.
Als PRO-Kunde: In der PRO-Version können Sie in den einzelnen Standorten ebenfalls unter Kontakt- und Vertragsdaten den Test für alle Zusatzmodule beantragen. Für die zentrale Ebene ist dies leider nicht möglich, hierzu wenden Sie sich gerne an unseren Support per E-Mail oder Telefon.
Haben Sie unser Messenger-Modul bereits aktiviert, ist je nach Paket bereits Cloud-Speicher für Sie inklusive. Wie viel Speicher Sie hier zur Verfügung haben, können Sie unserer Übersicht entnehmen: https://www.divera247.com/preise/zusatzmodule.html
Auswahl von Benutzern und Fahrzeugen
Bisher mussten Auswahllisten von Nutzern oder Fahrzeugen manuell angelegt, also einzeln eingegeben werden, welche dann beim Ausfüllen des Formulars zur Auswahl standen. Diese manuelle Eingabe wurde automatisiert: In den Formulareinstellungen stehen nun Felder zur Ein- oder Mehrfachauswahl von Nutzern oder Fahrzeugen zur Verfügung.
Beispielsweise für das Protokollieren eines Ausbildungsdienstes oder Lehrgangs, kann eine Mehrfachauswahl von Nutzern die Eingabe aller Teilnehmenden erleichtern.
Als Einsatztagebuch können gleich mehrere solcher Felder die Eingabe vereinfachen.
Bestehende Formulare duplizieren
Möchte man ein bereits vorhandenes Formular neu anlegen, kann dies per Klick auf das Kontextmenü (drei Punkte) und mit „Kopieren“ dupliziert werden.
Bezieht sich ein Formular zum Beispiel auf ein bestimmtes Szenario, Fahrzeug o.ä. und muss nur in kleinen Teilen für neue Eventualitäten angepasst werden, kann es nun einfach kopiert, angepasst, einer neuen Personengruppe zur Verfügung gestellt oder umbenannt werden.
Versionierung
Bislang hatte eine Änderung der Eingabefelder in bestehenden Formularen den Effekt, das die Auswertung für ältere Formularmeldungen beeinträchtigt war und die Eingaben nicht mehr den ursprünglichen Eingabefeldern und Bezeichnungen zugeordnet werden konnten.
Durch die Einführung einer Versionierung bleiben ältere Formularkonfigurationen im Hintergrund bestehen, so dass die Auswertung fortan lückenlos möglich ist. Die Formulare haben nun eine Versionsanzeige erhalten. So ist in der Auswertung und im Export auch ersichtlich, welche Version der Nutzer ausgefüllt hat.
Auswertungsexport
Zur Formularauswertung wurde der Export der Formulare um einen Excel- und CSV- Export erweitert. Hierbei können einzelne oder alle Benutzereingaben in einer Datei exportiert werden. Dies dient vor allem zur Sicherung und Weiterverarbeitung von Rohdaten. Ebenso ist die Auswertung mehrerer Meldungen zu einem Formulartyp in einer gemeinsamen Datei möglich.
Um Meldungen nicht dauerhaft online zu speichern, können die Eingaben durch den Export als JSON-, CSV- oder Excel-Datei schnell im lokalen Dateisystem gesichert und die eingereichte Meldungen bei DIVERA 24/7 gelöscht werden.
Optische Anpassungen
Es wurden außerdem ein paar kleinere Anpassungen vorgenommen. In der PDF-Ansicht sind nun alle Felder deutlich erkennbar und nicht ausgefüllte Felder werden automatisch ausgeblendet.
Was sind Formulare?
Sollten Sie diese Funktion noch nicht kennen, empfehlen wir Administratoren einen Blick in die Verwaltung, wo Sie diese unter Einstellungen > Meldungen > Formulare definieren können.
Ein angelegtes Formular mit den für Sie nützlichen Eingabefeldern kann daraufhin von allen oder bestimmten Endanwendern per App und Browser ausgefüllt werden. Die eingegebenen Daten werden sofort an die hinterlegten Verantwortlichen gesendet.
